회의에서 어떤 단계가 가장 중요할까? 많은 사람들은 아이디어를 교환하는 단계를 떠올린다. 그로 인해 회의문화를 개선하기 위한 대부분의 노력은 올바른 의견 교환을 촉진하는 데 초점을 맞추고 있다. 하지만 다양하고 풍부한 의견으로만 가득 찬 회의가 반드시 좋은 회의일까? 의견을 자유롭게 개진할 수 있는 환경을 조성하는 것은 회의문화를 변화시키는 데 있어 필수적인 단계이다. 하지만 다양한 의견의 존재만으로 회의의 성공을 보장할 수는 없다. 성공적 회의는 누가 언제까지 무엇을 할 것인지에 대한 구체적인 결정으로 마무리되어야 한다. 이러한 결과가 없다면 회의는 진정으로 만족스러운 결론에 도달한 것이 아니다.
긍정적인 회의문화로 유명한 국내 조직들을 관찰해 보면 ‘아이디어 도출’ 단계를 잘 관리하고 있는 것이 분명하다. 하지만 ‘의사결정’ 단계에 대해서는 우려를 표하는 경우가 많다. 다양한 의견이 도출되더라도 이를 효율적으로 수렴하지 못하면 회의가 끝나고 참가자들은 결론을 내리지 못한 채 애매모호한 상태로 남는 경우가 많기 때문이다. 회의에서 결론이란 회의를 종결하는 것을 의미한다. 결론에 포함되어야 하는 내용에는 ▲무엇을 할 것인가? ▲그것을 누가 할 것인가?▲언제까지 할 것인가? ▲어떻게 할 것인가? 등이 있다. 보기에는 너무 당연하고 쉬워 보이는 이런 내용이 포함된 회의의 결론을 도출하는 것이 때로는 어려운 이유는 무엇일까?
하루 24시간이 부족한 리더들. 하버드대와 런던정경대가 공동으로 조사한 바에 따르면, 리더들은 하루 일과의 3분의 1을 회의를 하는 데 보내는 것으로 나타났습니다. 시간으로 따지면, 일주일에 평균 21시간이 넘지요. 그렇다면 여러분은 이렇게 많은 시간을 들이고 있는 회의에서 어떤 모습이신가요? 직원들에게 최대한 발언권을 주면서 주로 듣기만 하는 편인가요, 아니면 주도적으로 나서서 회의를 이끄는 편인가요? 어느 쪽이 더 낫다고 할 수는 없습니다. 하지만 회의의 성격에 따라 카멜레온처럼 변신할 필요는 있는데요. 이게 무슨 말일까요?